近年来，随着信息化技术的发展和电子政务建设的推进，纸质公文和电子公文并存，公文的信息化管理从纸质和电子两种角度出发，提高流转的规范化，以达到实现公文管理的信息化建设；提高纸质文件函流转的信息化、标准化、规范化建设。

传统公文处理采用手工模式，存在着手工登记、工作繁重；使用普通铁皮柜进行机要保密文件的保管，存在泄密等安全隐患；人工分拣、量大易错；查询不便、统计缓慢；难以追溯、责任不明等客观现象，给公文工作带来了较大地困扰。智能文件交换柜 管理系统将传统的“人-人”模式转变为“人 - 机”模式，实现了对纸质公文工作的效率。

智能文件交换柜 管理系统以交换站为中心，以各交换单位为节点，通过先进的智能交换箱技术、条码技术和计算机软件技术的结合，使同城机关单位公文交换工作能安全保密、快速准确、科学规范的进行，告别了传统的手工处理模式，迈入信息化管理的新时代。智能文件交换箱V4.0版本，为适应国家及政府对行业的技术要求，采用国产化信创适配技术，采用中标麒麟、银河麒麟、中科方德、统信系统，适配国产化服务器、数据库，更加的提高了产品的国产化安全性能。