随着科学技术的进步，实现以数字化技术为基础的信息化管理已经成为政府机关政务信息化建设工作的一个重要领域，为了规范文件的规范流转交换，做到有据可查、权责明确、数据化管理，山东省费县人民法院引进智能文件交换柜软硬件管理系统，利用信息技术、物联网技术等科学手段将其建立起对应关系，从而实现了对纸质文件在收发、流转、办理、归档全生命周期过程中的一体化管理。

智能文件交换柜管理系统采用硬件和联网软件管理方式，用户对任何存入取出操作，平台都会自动记录，包括存入人员、工作人员、存入时间等，并可在任意时间调取这些数据供查看使用。管理系统为授权人员提供柜体设置、箱体设置、查看开箱记录、外设管理、管理开箱、查看系统日志等功能检测箱体是否正常关闭;

后台管理平台可对存入的所有文件进行总览及筛查，并可根据留存时长排序显示，便于发现长时间未取走的文件。每个工作人员登录软件管理平台后能看到自己部门名下所有相关文件的在箱记录和存取记录。

办事人员存入文件后，系统会自动对部门相应工作人员手机号码发出取件提醒，并推送下发取件码，工作人员凭取件码取件。

智能文件交换柜管理系统目前已经调试验收完毕并投入使用，提高了工作效率、解放人力；获得了用户单位的广泛好评。