智能文件交换箱：政府公文处理的新模式-北京天瑞恒安科技有限公司

智能文件交换箱：政府公文处理的新模式

作者：编辑：来源：发布日期： 2025.08.27

信息摘要：

随着信息技术的飞速发展，政府机关文件交换正从传统手工方式向智能化、数字化模式转变，智能文件交换箱已成为现代政务办公不可或缺的基础设施。近年来…

随着信息技术的飞速发展，政府机关文件交换正从传统手工方式向智能化、数字化模式转变，智能文件交换箱已成为现代政务办公不可或缺的基础设施。近年来，各级政府机关积极推动智能文件交换站建设，旨在解决传统文件交换方式存在的诸多弊端。传统手工投递签收方式与机关事务现代化要求相比存在较大差距，主要表现在文件查询困难、文件实物流和电子信息流“非同步”等问题。智能文件交换箱系统通过自动识别技术、光机电一体技术和计算机网络通讯技术，实现对纸质公文交换和流转信息的自动采集和自动控制，极大地提升了文件管理的水平和公文运转办理的效率。

01 项目背景：传统文件交换方式滞后亟待革新
政府机关文件交换工作长期以来依赖手工操作，不仅效率低下，还存在安全隐患。以徐州市为例，市级机关文件交换站承担着市直机关各部门、民主党派、社会团体和部省属单位共计200余家单位的文件交换传递任务，年收发处理各类信件、文件高达50余万份。
传统手工投递签收方式存在诸多问题：文件查询困难、文件实物流和电子信息流“非同步”、责任划分不清等，甚至可能造成失密等严重后果。
对于大量存在的机要文件和物件，由于其机要保密和凭证特性要求，有很多无法通过网络直接传输，公文管理的智能化建设迫在眉睫。
02 发展现状：各地政府积极布局智能文件交换系统
各级政府机关已经认识到智能文件交换系统的重要性，并积极开展建设。新疆自治区政府早在2006年就率先在西北地区建设了政府公文智慧交换系统，设置了66个标准公文智慧交换箱及1个独立大箱。
徐州市机关事务管理局积极推动建设市级机关智能文件交换与跟踪系统，目前已完成招标进入项目施工阶段。
桑植县机关事务服务中心在县行政中心开启了智能文件交换柜，全县所有单位分有一个独立文件柜并附有单位名字，所有文件、重要函及通知都可存放交换柜中，24小时可以存取使用。

03 技术特点：智能识别与全程追踪确保安全高效
智能文件交换柜采用多种先进技术确保文件交换的安全性和高效性。系统利用二维条码自动识别和智能交换箱等技术，实现对文件的统一交换和智能化管理，并对文件电子信息与实物信息同步运转和运转过程实现全程监控。
在身份验证方面，智能文件交换柜提供多种开门方式：人脸识别、指纹识别、身份证识别、密码、指静脉等多种开门方式，安全级别更高。
04 功能优势：提升政务工作效率与安全性
智能文件交换箱系统具有诸多传统方式无法比拟的优势：

· 操作简单、易使用性：设计的根本目的是便民利民，使用条形码信息录入文件柜系统，大大提高管理效率。
· 安全防护高，保密性：只有通过系统身份识别通过的用户才能顺利借阅档案，不存在责任划分不清等诸多不安全问题。
· 流程简单、办事快捷性：所有业务均支持手机扫描操作，与主控进行通讯，方便快捷，轻松完成借阅、归还、销毁等工作。
· 实现信息实时共享、可靠性：若使用单位其他存储设备，比如智能档案密集柜，智能化表库等，可实现文件柜与这些设备信息共享、实时传输。