为进一步规范案卷卷宗管理工作，有效规范执法行为，多处地方的公安局都引进了，对案卷卷宗的入库出库进行全程、实时、动态监督，取得良好效果。它能利用二维码电子标签分类各类案件。

       公安局就是将智能物证系统改进了条形码技术，将电子标签通过计算机和扫描识别输入系统，以二维码形式生成到案卷卷宗的封面上，二维码电子标签是准确的，这样每一件案卷卷宗都被贴上了自己的标签，以避免重复登记入库。而且在需进行信息查找时，只要打开智能文件交换柜系统就可立即查阅到案卷卷宗的相关信息。

       工作人员在办理案卷卷宗入库时，还可通过卷宗系统对案卷进行拍照，填写案件名称、物品数量、特征等细节信息，严格按照规定录入到智能文件交换柜中，形成规范的电子档案。通过短信提示功能掌控案件进程。

       卷宗系统还配备了到期短信提示功能，掌握其归还期限，从而提醒按时归还；有效“跟踪”卷宗的流转全程。案卷卷宗出库时，相关审批程序可在智能物证系统内完成，而智能文件交换柜系统内的 “卷宗管理”功能将准确高效地定位物品所在位置，确保及时办理出库手续，做到严进严出、随查随有，有效节省了人力物力。