随着企事业、公检法单位的发展，各种信息档案资料及装备数量逐日增多，装备的种类日趋多样化，装备存储出现迅速膨胀；而传统的管理方式与技术手段所导致的问题也是日益明显，从而致使智能柜行业的信息化管理已经不能满足实际需要。鉴于目前智能柜管理存在的种种现状，智能文件交换柜 的出现将解决这一现状，并后迅速发展。

通过智能技术签收方式对装备和钥匙流转每个环节、过程进行详细记录，能够实时反映出装备及钥匙的送交人、接收人、交接时间、所处位置等情况，强化装备和钥匙在流转环节的管理。实现了登记、出柜、入柜、移交、归档等管理环节的网上流转和实时监控，避免钥匙遗失、被盗等问题发生。

取文件或者是存储只需到智能柜屏幕查找到相应的柜号，然后用系统智能文件交换柜取卷宗。系统自动记录何时何人拿取，既省去登记签字的过程，又避免去向不明情况。对入柜时间太长，需要及时查证及出柜超出设定时间未及时归还的，自动实时向主办人员手机发送，防止出现 “抽屉卷”“车内卷”现象，督促工作人员的提高办案效率。

对调用而长时间为调回的装备，智能文件交换柜会自动向相关人员发送信息，防止超期。从受理登记到用完归档实现流程化、闭环式、智能化、规范化全程管理，堵塞执法漏洞、补齐执法短板，促进执法规范化建设提档升级。