在使用包头智能卷宗柜的时候是根据电子标签的扫描，通过扫描进行识别，识别后就可以输入系统，形成二维码；在这个过程中每个卷宗文件都形成了一个个的标签，我们可以轻松进行区分，还可以避免重复登记入库。

在需进行信息查找时，工作人员只要打开包头智能卷宗柜就可查阅到相关案卷卷宗的信息。另外在办理卷宗入库时还可通过强大的系统对资料进行拍照，以及对名称的填写、物品数量等细节的信息进行登记，做到严格录入卷宗文件，形成规范准确地电子档案。

通过上面的短信功能给卷宗加上“标签”，同时配备到期短信提示功能；对于已经借调出去的物品可以通过系统内的归还提醒功能，去提醒以及跟踪现在资料的情况，了解时间提醒人员及时的做出相应的操作。

包头智能卷宗柜的提醒可以督促到人员，还可有效跟踪卷宗的整个流转全程；以及在出库时相应的流转审批都做到有迹可循。确保及时办理出库手续，做到严进严出、随查随有，有效节省了人力物力。