一、项目背景

近日，青岛市信访局智能文件交换与跟踪系统项目完成采购，正式进入施工阶段。作为全市 重要的信访文件流转枢纽，青岛市信访局文件交换站主要负责群众来信、来访、来电、网上信访，承办上级、市委市政府交办信访件，汇总民情建议；统筹全市信访工作督导、考核， 年收发文件 80余万份。

传统手工投递模式已难以满足现代化需求：

1、文件追溯困难，人工台账无法全程监控；

2、实物流与电子流" 两张皮"，数据不同步；

3、人工操作效率低，难以满足业务增长需求；

4、缺乏有效督查手段，公文办理进度难跟踪；

为此，青岛市信访局启动智能化改造，以机关事务治理现代化为目标，推进" 智慧办公"建设与" 两化融合 "实践。

二、建设目标与系统架构

建设目标：智能化、精细化、规范化

打造机关事务高质量发展新平台，塑造办公环境新窗口。

智能文件交换柜 三位一体系统架构：

硬件层：智能文件交换箱、取件控制柜、门禁设备、视频监控系统

软件层：机要信函管理系统、机要文件管理系统、交换箱监控系统、自助服务平台

对接层：与市政府OA系统无缝对接，打破信息孤岛

三、核心技术与功能亮点

采用二维条码+物联网 深度融合技术路线：
✅ 一物一码全程追踪，每份文件唯一身份标识
✅ 电子信息与实物100%同步流转
✅ 格口状态实时感知，异常自动预警
✅ 多 权限身份认证，确保取件安全

三大价值提升：

1. 全覆盖：全部门全业务管理

机要文件、普通公文全品类支持

OA系统对接，全流程闭环管理

2. 高安全：三位一体防护体系

物理安全：24小时视频监控+ 门禁管控

身份安全：人证合一身份认证

操作安全：全程留痕可追溯

3. 智能化：五大功能解决痛点

智能签收投递，无需人工登记

全程跟踪，状态实时可查

急件短信提醒，超时自动督办

四、引进智能文件交换柜系统项目意义

该项目是数字政府建设的重要实践：
1、为全国 信访局 文件交换智能化提供"青岛样板 "
2、提升机关办事效率，优化营商环境 ；
3、标准化与信息化深度融合典范；
4、推动全市机关信息化办公进程；

参考青岛市信访局经验，愿全国更多的信访局单位引进天瑞恒安智能文件交换 柜 管理系统，共享智能化成果，共同迈入文件管理智能化新时代！