一个案件从立案到办结结束的过程，这中间经历了扫描、送达、审理、执行等多个中间流转环节，这些环节中每个环节都会涉及到卷宗的交接，传统案卷柜在保管的时候会涉及到很多人，全靠人工记事、手工记录。

涉及到给个环节的人员还可能因为人员的交接不准出现问题。这样做法容易出现漏项，还容易形成案卷、资料难以查找，查找起来非常困难，但是使用自助交换箱纸质文档电子管理体系，可以针对互联网而开发，运用这些技术构建起的全方位、数字化的纸质文档智能电子管理体系。优化这中间的过程，专门针对这一项而成的办公流程。

使用自助交换箱用于材料之间的收发以及各部门之间材料的流转，在不改变现在流程的情况下实现数据自动进行交互和共享，确保材料在流转中做到全程留痕，有记录可以查询，实现立案材料的快速审查。当事人在不能接待的时候可以对文件起到一定的保密作用，使用自助交换箱可以全面促进管理信息化，提高效率，有效降低部门间的业务发展。