在资料存储日益增加的今天，如果是在电脑里面存储还好说一些，如果是纸质文档进行存储，时间长了就会出现很多不同纸质文档，非常容易混淆，在混淆过程中就发现了其中的弊端，这也是智能文件交换柜厂家大力发展的原因。

       在档案资料存储不能很好满足实际需要时候，以及鉴于目前卷宗柜管理存在的种种现状，文件交换柜的出现当然就是为了解决问题。通过智能文件交换柜看出来案卷的相关存储人，接受人，以及交接时间以及实施监控起来，避免资料出现丢失或者是被盗情况的发生，在取得联系时候想要寻找时候依靠于对应的柜号进行寻找，然后对应的开柜方式，无需他人实施的记录，主要监督人员进行办案工作，提升效率，同时从受理登记到结案归档实现流程化、闭环式、智能化、规范化全程管理，堵塞执法漏洞、补齐执法短板，促进执法规范化建设提档升级。

       在应用智能文件交换柜过程中不仅实现了日常存取、临时调用、记录台帐、监督检查等功能。还可以实施关联各项执法办案信息，具备智能提醒和预警报警功能，提示相关的工作工作人员依法进行办案开展活动，避免出现执法出现问题或者是不法行为。