智能文件交换柜 具备多方式的提示功能，以避免交换人员无意识的误操作，提高操作的准确性和及时纠错能力。常用的提示方式有以下几种：

1、状态灯提示：交换箱箱格上设有相应的状态提示灯，投件人员根据指示灯快速找到要投件的部门。

2、声音提示：若有误操作，交换箱格声音装置会发出蜂鸣声，以提示并引起用户注意。

3、控制提示：当投件人员不小心将公文误投其他部门箱格时，错误箱格的门禁控制不会打开门禁挡板，因此，就无法投入此误投箱格。从而确保了分发投件的准确性。

4、投件计数显示：投件完成后，屏幕显示箱格内已有文件数量，加急文件会标红显示，便于取件人员查看。

天瑞恒安的智能文件交换柜是一款具有联网、收发件、短信验证码通知功能的智能柜，主要表现为企业、政府机关(公检法等)工作人员将当事人需要的文件放入智能文件交换柜中，并可通过系统下发短信验证。