智能公文交换柜主要进行用户与办公人员之间的文件交换处理等，类似作为第三方中介职责，有网络，收发，短信验证码通知，同时也可以进行在线记录查询，管理等功能的智能柜，由于采用智能控制系统与柜体的结合形式，因此被称为智能公文交换柜。

       天瑞恒安科技智能公文交换柜的外形规格与智能快递柜相似，但单箱格口高度较小，整体格口数量较多。 长期以来，区政府纸质文件收发，交换工作主要依靠人工签名，登记和录入，而人工管理受人为因素影响较大，容易出错，不易分清责任，难以跟踪纠正错误或漏洞。为充分发挥办公自动化系统功能，提高工作效率，政府办广泛征求需求，深化拓展功能，大力推进公文交换系统和交换站转型升级建设，初步实现公文交换智能化，精细化，标准化。大大提高了公文纸质的跟踪管理能力和交换效率，进一步增强了公文的保密性和安全性。

       公文交换柜厂家也在不断改造一大亮点是智能公文交换管理系统，系统包括智能文件交换柜，监控平台等；各单位文件交换人员可通过在终端智能文件交换柜上操作触摸屏交互界面进行文件存储，文件采集，状态查询，系统维护等操作。