智能化时代的到来让我们的生活变的更加丰富，智能高科技产品已经全面应用在我们生活的方方面面；从前工业上人工的现在使用机器，既提高了效率又促进了社会的发展。尤其是在企业服务领域，之前都是有企业行政部门亲自劳心劳神进行管理，不断效率低还容易出现问题，现在使用文件自助交换柜 可以工具让管理变得高效以及智能化发展。还能够跟踪使用整个过程，能够有效降低资料的丢失，降低了企业成本。

目前主要是决定企业成本的因素有很多，第一个就是工具使用的多，相对规格方面都有较大的不匹配性；人员有时候的多少，人员的管理方面跟不上，也就因此造成了效率的低下。以及发生工具的遗失频发；工具管理人员通过人为的方式去管理，会造成登记遗漏，归还没有记录，无法准确记录等情况。

以及在申报的时候导致采购混乱，生产部门和采购部门衔接不上，无法准确了解生产上的需求，采购满意的工具；再者就是无法无法管控和追究供应商的产品质量；但在使用文件自助交换柜之后可以专门针对这一现象进行有效的管理，文件自助交换柜 对使用的全过程进行跟踪记录，在很大的程度上提升了工具的准确性以及高效性能，实现了跨组织跨部门之间的信息共享。还可以根据企业的管理特点进行定制开发，对接系统的管理系统。