很多公司单位使用智能文件交换柜代替传统文件柜，这也取决于它的储存提取操作简单，使用效率高，因此很多公司都会选用定制。公司相关工作人员在提交材料的时候只需要材料提交上即可，不需要长时间的等待。文件成功办理会重新放入交换柜，会给使用者短信通知，要取出文件是通过相应验证码。

这也便利了双方之间的文件交换办理，有利于双方的时间更灵活，保管着重要文件的储存，这种开柜方式一般选用刷条码、密码输入、指纹开锁、人脸识别等高科技的方式来解锁。直接通过网络上的数据进行传导交换文件，简化了时间上的浪费。投入到了很多的工作岗位中。

智能文件交换柜的出现实现了智能化的服务，使用系统控制保证能够快速安全的保存和提取文件档案等公文资料，节省了公司相关人员的时间以及管理人员的时间，进一步投入到工作中，提升各使用单位的形象，实现高智能、高效率工作。

智能文件交换柜在选购的时候也应按照材质、设计、款式以及功能等，结合厂家去选择，在安全性、厂家方面都需要有一个更好的应用知识，减少出现问题的可能性。